档案软件采购方案模板

一、采购概述

为了满足公司档案管理的需求，提高工作效率，我们需采购一款档案软件。此次采购将分为三个阶段，分别是需求分析、软件评估和软件实施。

二、需求分析

1. 需求内容 基于公司现有档案管理的实际情况，我们需要一款能够有效管理档案信息的软件。主要需求包括：
(1) 支持多种档案类型：如文件、图片、音频、视频等。
(2) 支持来件、归档、借出、调拨等操作。
(3) 支持对档案信息进行查询、统计、分析等功能。
(4) 支持权限管理，不同用户对档案信息有不同的访问权限。
(5) 支持多种输出格式：如PDF、Word、Excel等。 2. 技术要求
(1) 软件应支持Windows操作系统。
(2) 软件应具有良好的稳定性，能够保证长时间运行的稳定性。
(3) 软件应具备良好的用户界面设计，便于操作。
(4) 软件应支持多种扩展功能，以满足不同公司的档案管理需求。 3. 预算及付款方式 预计采购费用为人民币10万元，付款方式为一次性付款。

三、软件评估

1. 产品评估
(1) 考察软件的稳定性：通过观察软件运行过程，了解软件的稳定性。
(2) 考察软件的用户界面设计：观察软件的用户界面设计，了解其易用性。
(3) 考察软件的扩展功能：了解软件是否支持多种扩展功能，以满足不同公司的档案管理需求。 2. 供应商评估
(1) 考察供应商的信誉：通过查阅供应商的信用记录，了解供应商的信誉。
(2) 考察供应商的技术支持能力：通过与供应商沟通，了解其技术支持能力。
(3) 考察供应商的售后服务支持：了解供应商的售后服务支持情况。

四、软件实施

1. 软件安装 根据采购方案，我们将安排专业的技术人员对软件进行安装。 2. 数据迁移 将公司现有档案信息迁移至新软件中，确保数据不丢失。 3. 培训 安排专业的培训人员对员工进行软件操作培训。 4. 维护 定期对软件进行维护，确保软件的正常运行。

五、付款及验收

1. 付款 采购方在收到软件后7个工作日内付清全部货款。 2. 验收 采购方在收到软件后7个工作日内进行验收，验收合格后，正式投入使用。

六、其他说明

1. 本采购方案为公司内部文件，仅供内部参考，不得对外公布。 2. 在采购过程中，公司有权根据实际情况进行调整。 3. 如有疑问，可随时联系我司。